1. Algemeen

1.1 De HIT wordt gehouden in Alphen, Dwingeloo, Harderwijk, Hilversum, Mook en Zeeland. Aankomst van de deelnemers vanaf 22 april 2011. Vertrek van de deelnemers uiterlijk op 25 april 2011. De aankomst en vertrek data kunnen per HIT-plaats en activiteit verschillen.
1.2 Inschrijving voor deelname is mogelijk voor leden van Scouting Nederland.
1.3 Alle (jeugd)deelnemers en medewerkers zijn geregistreerd lid van Scouting Nederland.
1.4 De mogelijkheid tot inschrijven is gebonden aan de leeftijd. De leeftijdsgrenzen worden bepaald door het organisatieteam van elk onderdeel.

2. Inschrijving

2.1 De inschrijving voor de HIT gebeurt per deelnemer door middel van het online inschrijfformulier, waarbij iedere deelnemer zich individueel inschrijft. De deelnemer is zelf verantwoordelijk voor de juistheid van alle ingevulde gegevens. Bij deelnemers onder de 18 jaar is de wettelijk vertegenwoordiger verantwoordelijk voor de juistheid van de gegevens.
2.2 Door inschrijving verklaart de deelnemer, of zijn wettelijk vertegenwoordiger, akkoord te gaan met de deelnemersvoorwaarden.
2.3 Deelnemers onder de 18 jaar hebben toestemming nodig van hun wettelijk vertegenwoordiger om mee te doen aan de HIT. Hiervoor moet het mailadres van de ouders ingevuld worden, waarna er een bevestiging van de inschrijving naar de ouders verzonden zal worden.
2.4 De deelnemer verleent toestemming aan Scouting Nederland om de deelnemersbijdrage per automatische incasso van de opgegeven rekening af te schrijven. Voor deelnemers onder de 18 jaar zal de wettelijk vertegenwoordiger hiervoor toestemming moeten geven.
2.5 Het volledig ingevulde online inschrijfformulier in het inschrijfsysteem Shanti van Scouting Nederland dient uiterlijk 13 maart 2011 te zijn verzonden. Na deze datum is inschrijving niet meer mogelijk. Nadrukkelijk geldt voor elk onderdeel echter VOL = VOL!
2.6 Bij het inschrijven met een groep is de inschrijving pas definitief als alle groepsleden zich hebben ingeschreven. Dit moet binnen 10 dagen gebeuren of uiterlijk voor de sluiting van de inschrijving op 13 maart 2011. Daarna zal de groepsgrootte aangepast worden naar het aantal inschrijvingen van dat moment. Als dit niet mogelijk is omdat het aantal deelnemers in een groep te klein is volgens de voorwaarden van het onderdeel, kan de inschrijving automatisch komen te vervallen. Hierover zal de deelnemer via e-mail geïnformeerd worden.
2.7 Na invulling en verzending van het online inschrijfformulier ontvangt de deelnemer automatisch via e-mail een bevestiging van de inschrijving. Als er geen bevestiging is ontvangen kan het zijn dat de inschrijving niet voltooid is. Neem dan contact op met de HIT Helpdesk.
2.8 Na 13 maart 2011 zal de organisatie controleren welke activiteiten door kunnen gaan. Indien een activiteit niet door kan gaan en overplaatsing naar een andere activiteit niet mogelijk is, zal de inschrijving door de organisatie kosteloos worden geannuleerd. Eventueel overplaatsen van deelnemers naar een andere activiteit zal in overleg met de deelnemer gebeuren.

3. Betaling

3.1 De deelnemersbijdrage voor de HIT bedraagt € 30,- (zegge dertig euro) tot maximaal € 65,- (zegge vijf en zestig euro).
3.2 In de deelnemersbijdrage zit eten en het programma voor het weekend inbegrepen. Niet inbegrepen is het vervoer van deelnemers en/of hun materialen van en naar de HIT locatie.
3.3 Betaling geschiedt door middel van een automatische incasso.
3.4 Vanaf 28 maart 2011 begint de incassoprocedure, de rekeninghouder is ervoor verantwoordelijk dat er voldoende saldo op de, bij inschrijving opgegeven, rekening staat.
3.5 Vanaf het moment van inschrijven heeft de deelnemer 10 dagen de tijd om zijn of haar inschrijving kosteloos te annuleren. In het geval van koppels en groepjes geldt deze bedenktijd voor elk koppel- of groepslid afzonderlijk.

3.6 Bij annulering later dan 10 dagen ná de inschrijving wordt € 10,- (zegge tien euro) adminstratiekosten in rekening gebracht.
3.7 Bij annulering na 13 maart 2011 is de volledige deelnemersbijdrage verschuldigd.
3.8 In het geval van annulering bij bijzondere omstandigheden wordt een beslissing over betaling genomen door de ICT coördinator.
3.9 Voor meer informatie over annuleringen, zie: de annuleringsregeling

4. Verzekering

4.1 Voor deelnemers is de collectieve, secundaire ongevallen- en WA-verzekering van Scouting Nederland van kracht. Meer informatie over verzekeringen is te vinden op https://www.scouting.nl/mijnscouting/financien/verzekeringen
4.2 Verlies van, en schade aan materiaal en persoonlijke bagage zijn niet automatisch verzekerd, hiervoor kan een verzekering worden afgesloten via de ScoutShop. Meer informatie over verzekeringen is te vinden op https://www.scouting.nl/mijnscouting/financien/verzekeringen
4.3 Er wordt vanuit gegaan dat elke Nederlandse deelnemer verzekerd is tegen ziektekosten in Europa.
4.4 Scouting Nederland noch de organisatie van de HIT kan aansprakelijk worden gehouden voor verlies, schade en/of diefstal aan goederen van deelnemers tijdens de HIT of gedurende de reisdagen.

5. Overige voorwaarden

5.1. Scouting Nederland en de HIT hebben het recht om beeldmateriaal dat tijdens de HIT gemaakt wordt, te gebruiken voor publicitaire doeleinden zonder aparte toestemming van de deelnemer.
5.2. Om de HIT in goede banen te leiden kunnen kampregels niet ontbreken. Vanzelfsprekend wordt van alle deelnemers verwacht dat zij zich aan deze kampregels houden. De kampleiding behoudt zich het recht voor om bij overtreding van deze regels over te gaan tot verwijdering van de betreffende deelnemer(s) van de HIT. Deze deelnemer kan vervolgens geen aanspraak maken op restitutie van de betaalde deelnemersbijdrage. De kampregels kunnen teruggevonden worden in de deelnemersinformatie die vanaf 28 maart 2011 verzonden zal worden. De deelnemersinformatie is vanaf dat moment ook te vinden op de website van de HIT.
5.3. Door inschrijving gaat de deelnemer akkoord met het ontvangen van rechtstreekse e-mail van de HIT zoals nieuwsberichten, brieven en de deelnemersinformatie. Elke deelnemer is daarom verantwoordelijk voor het opnemen van zijn of haar e-mailadres in het administratiesysteem ‘scouts online' (sol.scouting.nl). Het missen van informatie door het onjuist opgeven of het wijzigen van het e-mailadres is de verantwoordelijkheid van de deelnemer zelf.

Deelnemersvoorwaarden 17 december 2007
- Update 3 januari 2011