De inschrijving voor de HIT is tijdelijk stop gezet door technische problemen met het inschrijfsysteem.
We verwachten komend weekend de HIT-inschrijving weer te kunnen openen. Houd hiervoor deze website en de sociale media de komende week goed in de gaten.

Hieronder vind je de deelnemersvoorwaarden voor de HIT van 2020. In deze voorwaarden worden onder andere de regels rondom inschrijving, betaling, annulering en verzekeringen besproken. Lees ze goed door voordat je je inschrijft voor de HIT. Dan kom je niet voor verrassingen te staan.

Inleiding

De HIT wordt gehouden in Alphen, Baarn, Dwingeloo, Harderwijk, Heerenveen, Mook, Ommen, Zeeland en Zeewolde. Aankomst van de deelnemers vanaf vrijdag 10 april 2020. Vertrek van de
deelnemers uiterlijk op maandag 13 april 2020. De aankomst- en vertrekdata kunnen per HIT-plaats en activiteit verschillen.

Deelnemers

Inschrijving voor deelname is mogelijk voor leden van Scouting Nederland. Alle (jeugd)deelnemers en medewerkers zijn geregistreerd lid van Scouting Nederland. Uitzondering zijn de ouder-kind onderdelen waarbij een jeugddeelnemer begeleid wordt door een ouder. Hierbij is ten minste de jeugddeelnemer óf de ouder een geregistreerd lid van Scouting Nederland. De mogelijkheid tot inschrijven is gebonden aan de leeftijd. De leeftijdsgrenzen worden bepaald door het organisatieteam van elk onderdeel.

Voor deelnemers uit het buitenland gelden gelijke voorwaarden. Per onderdeel kunnen de criteria anders zijn. We spreken alleen over verschillen in leeftijden en of de taal een belemmering kan zijn om optimaal te kunnen genieten van het gekozen onderdeel.

1. Algemene voorwaarden

  1. (1.1) Vereniging Scouting Nederland is voor HIT (HIT is het samenwerkingsverband tussen het landelijke HIT projectteam, de plaatselijke C-teams en de organisatieteams van de plaatselijke HIT onderdelen) de organiserende partij en wederpartij voor de deelnemers.
  2. (1.2) De HIT wordt gehouden Alphen, Baarn, Dwingeloo, Harderwijk, Heerenveen, Mook, Ommen, Zeeland en Zeewolde.
  3. (1.3) Aankomst van de deelnemers vanaf vrijdag 10 april 2020. Vertrek van de deelnemers uiterlijk op maandag 13 april 2020. De aankomst- en vertrekdata kunnen per HIT-plaats en activiteit verschillen.
  4. (1.4) Deelname geschiedt geheel op eigen risico.
  5. (1.5) De (kamp)regels van de HIT plaatsen zijn onlosmakelijk verbonden aan deze deelnemersvoorwaarden. Bij het akkoord gaan met de voorwaarden gaat de deelnemer automatisch akkoord met de kampregels. Vanzelfsprekend wordt van alle deelnemers verwacht dat zij zich aan deze kampregels houden. Het organisatieteam behoudt zich het recht voor om bij overtreding van deze regels over te gaan tot uitsluiting van verdere deelname aan het evenement. Deze kampregels worden aan de start van het onderdeel kenbaar gemaakt, per plaats kunnen de regels anders worden gesteld.

2. Inschrijving

  1. (2.1) Inschrijving is mogelijk vanaf 19 januari 2020.
  2. (2.2) Inschrijving vindt plaats op individuele basis of met een groep.
  3. (2.3) Inschrijving vindt plaats door het invullen van het inschrijfformulier, in het inschrijfsysteem Scouts Online van Scouting Nederland. De deelnemer is zelf verantwoordelijk voor de juistheid van alle ingevulde gegevens.
  4. (2.4) Inschrijver is zelf verantwoordelijk voor het naar waarheid en juistheid invullen van gegevens omtrent het gezondheidsformulier. Wijzigingen in de gegevens dienen uiterlijk 29 februari 2020 verwerkt te worden.
  5. (2.5) Inschrijven betekent dat (de wettelijk vertegenwoordiger van) de deelnemer akkoord gaat met deze deelnemersvoorwaarden.
  6. (2.6) Per omgaande wordt een e-mail verzonden met een bevestiging van de inschrijving.
  7. (2.7) De uiterste inschrijfdatum is 29 februari 2020.
  8. (2.8) Minderjarige deelnemers dienen het inschrijfformulier te laten ondertekenen door hun wettelijke vertegenwoordigers.
  9. (2.9) Wijzigingen in de informatie op het inschrijfformulier dienen direct te worden doorgegeven aan de organisatie.

Per onderdeel geldt een maximaal aantal deelnemers. Nadrukkelijk geldt voor elk onderdeel VOL = VOL!

3. Deelnemersbijdrage & betaling

  1. (3.1) De deelnemersbijdrage verschilt per onderdeel.
    • Vervoer van deelnemers en /of hun materialen van en naar de HIT-locatie zijn niet inbegrepen. Deelnemer is hier zelf voor verantwoordelijk om te zorgen op de aangegeven locatie en tijd aanwezig te zijn.
    • Deelname aan de HIT is inclusief accommodatie, programma en verzorging.
    • De deelnemer is zelf verantwoordelijk voor een tent indien nodig, (lees goed de informatie door, dit kan per onderdeel anders zijn).
    • Voor deelnemers die lid zijn van Scouting Nederland is de collectieve, secundaire ongevallen- en WA-verzekering van Scouting Nederland van kracht.
  2. (3.2) Betaling van de deelnemersbijdrage wordt gedaan via IDeal, pas na betaling is de inschrijving een feit.
  3. (3.3) Bij inschrijving dient direct het inschrijfgeld voldaan te worden. (Dit kan per onderdeel een ander bedrag zijn.)
  4. (3.4) Bij aanmelding dient de deelnemersbijdrage direct via IDeal voldaan te worden om de inschrijving compleet te maken. Indien er geen betaling is verricht ontvangt de contactpersoon voor de betaling een email. De betaling dient dan binnen 48 uur te worden voldaan.
  5. (3.5) Als binnen eentermijn van 48 uur geen betaling volgt, volgt eerst een herinnering. Als binnen de in de herinnering genoemde betaaltermijn het bedrag niet ontvangen is, volgt uitsluiting van deelname.
  6. (3.6) Mocht een deelnemer geen gebruik willen of kunnen maken van een deel van de aangeboden activiteiten of faciliteiten, zonder dat er sprake is van annulering of uitsluiting van de deelname, dan blijft de gehele deelnemersbijdrage verschuldigd.
  7. (3.7) De deelnemersbijdrage is definitief vastgesteld, per onderdeel is deze zichtbaar op de website en in de HIT Courant.
  8. (3.8) De deelnemer ontvangt geen factuur per post, deze is te downloaden vanuit Scouts Online.

4. Verzekering

Voor deelnemers die lid zijn van Scouting Nederland is de collectieve, secundaire ongevallen- en WA-verzekering van Scouting Nederland van kracht. Pas wanneer de verzekering van de deelnemer de kosten van de schade niet vergoedt, treedt de collectieve verzekering in werking. Meer informatie over verzekeringen is te vinden op https://www.scouting.nl/ondersteuning/verzekeringen. Deelnemers van een Ouder-Kind-onderdeel die geen lid zijn van Scouting Nederland, vallen buiten deze collectieve, secundaire ongevallen- en WA verzekering. Zij dienen zelf voor deze verzekering te zorgen. Verlies van en schade aan materiaal en persoonlijke bagage zijn niet automatisch verzekerd.

Voor aansprakelijkheid en ongevallen wordt geen aparte verzekering afgesloten, de organisatie gaat er vanuit dat iedere deelnemer hiervoor zelf verzekerd is. Wel geldt voor leden van Scouting Nederland de standaard aanvullende collectieve, ongevallen- en aansprakelijkheidsverzekering.

  1. (4.1) Er wordt vanuit gegaan dat elke Nederlandse deelnemer verzekerd is tegen ziektekosten in Europa. Hiervoor moeten de verzekeringsgegevens bij inschrijving worden ingevuld.
  2. (4.2) Scouting Nederland noch de organisatie van de HIT kan aansprakelijk worden gehouden voor verlies, schade en/of diefstal aan goederen van deelnemers tijdens de HIT of gedurende de
    reisdagen.
  3. (4.3) Bij annulering na 29 februari 2020 wordt er geen deelnemersgeld terugbetaald. De deelnemer kan eventueel zelf een (doorlopende) annuleringsverzekering afsluiten, op basis waarvan in
    bijzondere gevallen de kosten worden vergoed.

5. Annulering

  1. (5.1) Tot en met 10 dagen na inschrijving kan de deelname kosteloos door de deelnemer worden geannuleerd. In het geval van koppels en groepjes geldt deze bedenktijd voor elk koppel- of groepslid afzonderlijk.
  2. (5.2) Wordt de deelname na 10 dagen na inschrijving door de deelnemer geannuleerd, dan wordt er altijd € 10,- (zegge tien euro) administratiekosten verrekend. Als er voor een andere activiteit wordt ingeschreven neem dan contact op met de HIT Helpdesk zodat de eerste inschrijving kosteloos geannuleerd kan worden.
  3. (5.3) Na 29 februari 2020 is er geen annulering meer mogelijk en is de deelnemer het gehele bedrag verschuldigd en wordt er geen deelnemersgeld terugbetaald, ook bij bijzondere omstandigheden. Het is wel mogelijk een andere vervangende deelnemer op te geven. De deelnemer kan hiervoor contact opnemen met de HIT Helpdesk.
  4. (5.4) Annuleren moet via het inschrijfformulier in Scouts Online. Log hiervoor in op Scouts Online.
    Ga bij “Mijn Scouting” naar Spel, klik hier op “Mijn inschrijvingen”. Selecteer hier het inschrijfformulier. Bij de deelnamestatus kun je de inschrijving annuleren. Een annuleringsreden is altijd verplicht. Je ontvangt onmiddellijk via de e-mail een bevestiging van je annulering.
  5. (5.5) Als op basis van een besluit van de organisatie of een buiten de invloed van Scouting gelegen oorzaak de deelname voor aanvang van het evenement geannuleerd wordt, dan wordt de deelnemersbijdrage terugbetaalt, met uitzondering van het reeds genoten deel.

6. Gezondheid

  1. (6.1) Voeding bestaat uit een normaal voedingspakket met eventueel eenvoudige dieetaanpassingen. Eventuele extra kosten die gemaakt dienen te worden voor een bijzonder dieet, komen, na overleg, voor rekening van de (wettelijk vertegenwoordiger van de)deelnemer.
  2. (6.2) Zijn de gezondheid van de deelnemer (lichamelijk en/of geestelijk), het gebruik van medicijnen of een speciaal dieet zodanig, dat de organisatie vraagtekens heeft bij deelname aan de HIT, dan kan het organisatieteam de jeugddeelnemer van deelname uitsluiten. Wijzigingen in de gezondheidstoestand die van belang kunnen zijn, moeten gedurende het hele traject direct worden doorgegeven aan het organisatieteam, door middel van een actualisatie van het inschrijfformulier (via Scouts Online).
  3. (6.3) Door met deze deelnemersvoorwaarden akkoord te gaan geeft de (wettelijk vertegenwoordiger van) de deelnemer toestemming voor spoedeisende hulp.

7. Overige voorwaarden

  1. (7.1) De organisatie zal mogelijk gebruik maken van sponsoren. Het is noodzakelijk dat conflicten worden voorkomen door alle sponsoractiviteiten te coördineren via de organisatie. Zowel regels voor sponsoring als regels voor gebruik van logo’s en huisstijl zijn bindend voor alle deelnemers.
  2. (7.2) De in het formulier gevraagde gegevens worden uitsluitend gebruikt ten behoeve van de HIT. De gegevens worden niet verstrekt aan derden en na afronding van het evenement vernietigd. De gegevens zijn slechts toegankelijk voor de personen die dit voor de uitoefening van hun functie in de organisatie nodig hebben. 
  3. (7.3) Voor communicatie wordt onder andere e-mail gebruikt om de deelnemers van informatie te voorzien over de HIT. De deelnemer gaat akkoord met het ontvangen van berichten op zijn/haar e-mail adres en is verantwoordelijk voor het opnemen van het juiste e-mailadres in Scouts Online.
  4. (7.4) Elke deelnemer houdt zich zelf zo goed mogelijk op de hoogte van alle informatie over de HIT die via nieuwsbrieven, website, mobiele kanalen etc. wordt verspreid.
  5. (7.5) Door in te schrijven verleent de deelnemer toestemming aan Scouting Nederland en de organisatie van de HIT om beeldmateriaal dat tijdens de HIT gemaakt wordt vrij te gebruiken voor publicitaire doeleinden. Indien de deelnemer tegen bepaald gebruik bezwaar wil maken, kan dit kenbaar gemaakt worden door een bericht te sturen aan de HIT Helpdesk. Ouders of wettelijk vertegenwoordigers van deelnemers kunnen via de HIT Helpdesk een verzoek  ter verwijdering van materiaal indienen indien een deelnemer prominent op media, beheerd door de HIT, zichtbaar is en het daar niet mee eens zijn. De media kunnen worden verwijderd of de deelnemer kan onherkenbaar worden gemaakt. Meer informatie over het maken van bezwaar is te vinden op de website van de HIT.
  6. (7.6) Scouting Nederland en de organisatie kunnen bij bepaalde gelegenheden het maken van beeldmateriaal door de deelnemer (foto/video) weigeren.
  7. (7.7) Van de deelnemer wordt verwacht dat hij zich naar behoren gedraagt en zich houdt aan de kampregels van de HIT evenals de gedragscode en regels die gelden binnen Scouting Nederland. De organisatie behoudt zich het recht voor om deelnemers die zich niet naar behoren gedragen uit te sluiten van (verdere) deelname aan de HIT. De kampleiding behoudt zich het recht voor om bij overtreding van deze regels over te gaan tot verwijdering van de betreffende deelnemer(s) van de HIT. Deze deelnemer kan vervolgens geen aanspraak maken op teruggave van de betaalde deelnemersbijdrage. De kampregels kunnen teruggevonden worden in de deelnemersinformatie die uiterlijk 9 maart 2020 verzonden zal worden. De deelnemersinformatie is vanaf dat moment ook te vinden op de website van de HIT.
  8. (7.8) Mocht uitsluiting door de organisatie plaatsvinden op locatie, dan zijn de extra kosten die daaraan zijn verbonden, bijvoorbeeld een eerdere retourreis, voor rekening van (de wettelijk vertegenwoordiger van) de deelnemer.
  9. (7.9) Prijswijzigingen en publicatiefouten voorbehouden.
  10. (7.10) In alle gevallen waarin deze voorwaarden niet voorzien, beslist de organisatie.
  11. (7.11) Eventuele klachten over de procedure of het evenement kunnen gericht worden aan Dit e-mailadres wordt beveiligd tegen spambots. JavaScript dient ingeschakeld te zijn om het te bekijken.. In eerste instantie zal de organisatie van de HIT de klacht behandelen. Hiertegen kan bezwaar worden ingediend bij de geschillencommissie of commissie van Beroep van Scouting Nederland via Team Juridische Zaken (Dit e-mailadres wordt beveiligd tegen spambots. JavaScript dient ingeschakeld te zijn om het te bekijken.).
  12. (7.12) Scouting Nederland is slechts aansprakelijk voor schade, zoals verlies, diefstal of beschadiging aan goederen van de deelnemer wanneer dit aantoonbaar te wijten is aan opzet of grove nalatigheid van de organisatie en/of Scouting Nederland.
  13. (7.13) Het is deelnemers niet toegestaan indien zij de leeftijd van 18 jaar nog niet te hebben bereikt alcoholische dranken te nuttigen of in het bezit te hebben.
  14. (7.14) Het is deelnemers niet toegestaan drugs te gebruiken dan wel in bezit te hebben tijdens de HIT.
  15. (7.15) Roken is alleen toegestaan op de door de organisatie aangegeven locatie, hier kunnen per plaats en onderdeel andere afspraken over gemaakt zijn.

Het is de HIT-organisatie toegestaan om deze deelnemersvoorwaarden aan te passen en/of aan te vullen wanneer verdere aanvulling of verduidelijking noodzakelijk blijkt. Communicatie over de gewijzigde voorwaarden zal dan plaatsvinden via de website van de HIT en via e-mail naar reeds ingeschreven deelnemers.

Bijgewerkt op 17 januari 2020.

Volg ons op Facebook

Handig om te weten

 

december 2019: HIT-courant online
19 januari 2020: Opening inschrijving
29 februari 2020 Sluiting inschrijving
8 maart 2020: Deelnemersinfo online
10 - 13 april 2020: HIT 2020

Wie, wat, waar?

Voor wie: Scouts van 5 tot 88 jaar
Wat: Keus uit ruim negentig! verschillende kampen
Waar: Negen locaties in Nederland
Wanneer: 10 - 13 april 2020

kaarthitplaatsen

Wie is online

We hebben 76 gasten en geen leden online