Hieronder vind je de medewerkersvoorwaarden voor de HIT van 2017. In deze voorwaarden worden onder andere de regels rondom inschrijving, VOG, declaraties en verzekeringen besproken. Lees ze goed door voordat je je als medewerker laat inschrijven voor de HIT. Dan kom je niet voor verrassingen te staan.

1. Algemene voorwaarden

  1. (1.1) De HIT wordt gehouden in Alphen, Baarn, Dwingeloo, Harderwijk, Mook en Zeeland. De locatie is afhankelijk van de activiteit.

  2. (1.2) Inschrijving als medewerker is alleen mogelijk voor leden van Scouting Nederland.

  3. (1.3) Alle medewerkers zijn geregistreerd bij Scouting Nederland, en bij aanvang van de HIT 18 jaar of ouder.

2. Verklaring Omtrent het Gedrag

  1. (2.1) Voordat de inschrijving definitief is dient elke HIT-medewerker in het bezit te zijn van een Verklaring omtrent het Gedrag (VOG) met de functiegebieden 1, 2, 7 & 8.
    Informatie over de VOG en het Huishoudelijk Reglement is te vinden op https://www.scouting.nl/bestuur-en-organisatie/regelgeving/verklaring-omtrent-gedrag.

  2. (2.2) Er zijn voor de medewerker geen kosten verbonden aan het aanvragen van een VOG. Vrijwilligers voor landelijke evenementen krijgen via het VOG-team van het landelijk servicecentrum of via de HR Backoffice van een landelijk team, automatisch de link van het Ministerie van Justitie (Justis) doorgestuurd zodra zij benoemd zijn in een functie. Wie na twee verzoeken nog steeds geen VOG overlegd heeft, kan niet meer als vrijwilliger in welke functie dan ook benoemd worden. Geen VOG = Niet mee.

3. Roken, Alcohol, en Drugs

  1. (3.1) Gedurende alle HIT-activiteiten zijn gebruik en bezit van drugs verboden.

  2. (3.2) Roken mag alleen wanneer het coördinatieteam van de HIT-plaats toestemming heeft gegeven, en alleen op de daarvoor aangewezen plaatsen.

  3. (3.3) Roken wordt - indien het coördinatieteam voor het roken toestemming heeft gegeven - niet gedaan in het bijzijn van jeugddeelnemers.

  4. (3.4) Het nuttigen en/of bij zich dragen van alcoholische drank is alleen toegestaan na vooraf overleg en instemming van het coördinatieteam van de HIT-plaats.

  5. (3.5) Het meenemen van eigen alcoholische drank is alleen toegestaan na vooraf overleg en instemming van het coördinatieteam van de HIT-plaats.

  6. (3.6) Alcoholische drank wordt - indien het coördinatieteam van de HIT-plaats met het nuttigen heeft ingestemd - gebruikt met mate. In elk team blijven te allen tijde ten minste twee personen alcoholvrij, waarvan minimaal één persoon met een rijbewijs.

4. Inschrijving

  1. (4.1) De inschrijving van HIT-medewerkers gebeurt rechtstreeks in Scouts Online. Door inschrijving verklaart de HIT-medewerker akkoord te gaan met de medewerkersvoorwaarden.

  2. (4.2) Inschrijving in SOL wordt uitgevoerd onder verantwoordelijkheid van de gegevensbeheerder van het betreffende HIT-plaats coördinatieteam.

  3. (4.3) Elke medewerker is zelf verantwoordelijk voor de juistheid van alle gegevens.

5. Betaling

  1. (5.1) Iedere HIT-medewerker betaalt een medewerkersbijdrage om mee te betalen aan de kosten voor voeding en overnachting om de kosten voor de deelnemers beperkt te kunnen houden.

  2. (5.2) De hoogte van de medewerkersbijdrage wordt bepaald door de HIT-plaats-penningmeester.

6. Declaraties

  1. (6.1) Als medewerkers afzien van declaratie van hun onkosten zoals reis-, vergader-, porto en telefoonkosten dan bestaat er de mogelijkheid om alle gemaakte onkosten als gift op te geven bij de belasting. Meer informatie hierover is te vinden op de website van Scouting Nederland: www.scouting.nl.

  2. (6.2) Per HIT-kamp-onderdeel is er voorafgaand aan de HIT een budget opgesteld. Zonder toestemming van de penningmeester is het niet toegestaan van deze budgetten af te wijken. Alle bedragen buiten of boven het budget, waar vooraf geen toestemming voor gegeven is door de penningmeester, zullen niet worden uitbetaald.

  3. (6.3) Declaraties moeten ingediend worden middels een declaratieformulier en moeten voorzien zijn van de originele leesbare bonnen. Het declaratieformulier dient volledig ingevuld te worden. Inlevering gebeurt bij voorkeur digitaal (gescand). De declaratieformulieren dienen zoveel mogelijk vooraf of uiterlijk op de HIT zelf ingeleverd te worden bij het teamhoofd, die deze vervolgens bij de HIT-plaats-penningmeester inlevert. Declaraties die later dan twee weken na afloop van de HIT worden ingeleverd, worden niet meer uitbetaald, tenzij vooraf toestemming bij de penningmeester is aangevraagd om van deze regeling af te wijken. De indiener van de declaratie is zelf verantwoordelijk voor het maken van een reservekopie, in het geval de originele declaratie de penningmeester niet bereikt heeft. Uitbetaling van declaraties verloopt zoveel als mogelijk via de bank.

7. Verzekering

  1. (7.1) Voor HIT-medewerkers is een collectieve, secundaire WA-verzekering van Scouting Nederland van kracht. Pas wanneer de verzekering van de HIT-medewerker de kosten van de schade niet vergoedt treedt de collectieve verzekering in werking.

  2. (7.2) De HIT-medewerker kan zelf een verzekering tegen verlies van en schade aan materiaal en persoonlijke bagage regelen. Dit kan ook bij Scouting Nederland. Op https://www.scouting.nl/financien/verzekeringen is meer informatie te vinden over aanvullende verzekeringen die door Scouting Nederland worden aangeboden.

  3. (7.3) Er wordt vanuit gegaan dat elke Nederlandse medewerker verzekerd is tegen ziektekosten binnen Europa.

  4. (7.4) Scouting Nederland, noch de HIT kan aansprakelijk worden gesteld voor verlies, diefstal, of beschadiging aan goederen van medewerkers tijdens de HIT of gedurende reisdagen.

8. Overige voorwaarden

  1. (8.1) Door in te schrijven verleent de medewerker toestemming aan Scouting Nederland en de HIT om beeldmateriaal dat tijdens de HIT gemaakt wordt kosteloos te gebruiken voor publicitaire doeleinden.

  2. (8.2) Om de HIT in goede banen te leiden kunnen kampregels niet ontbreken. Vanzelfsprekend wordt van alle HIT-medewerkers verwacht dat zij zich aan de kampregels van de HIT-plaats houden. Het HIT-plaats coördinatieteam behoudt zich het recht voor om bij overtreding van deze regels over te gaan tot verwijdering van de betreffende medewerker(s) van de HIT.

  3. (8.3) Op deze voorwaarden zijn onverlet ook de afspraken die Scouting Nederland met haar leden maakt van toepassing over “gedragscode”, VOG en Huishoudelijk reglement. https://www.scouting.nl/vrijwilligers/landelijk-vrijwilligers/voorwaarden-en-voorzieningen.

  4. (8.4) In alle gevallen waarin deze voorwaarden niet voorzien, beslist de HIT-organisatie.

  5. (8.5) Het is de HIT-organisatie toegestaan om deze medewerkersvoorwaarden aan te passen en/of aan te vullen wanneer verdere aanvulling of verduidelijking noodzakelijk blijkt. Communicatie over de gewijzigde voorwaarden zal dan plaatsvinden via de website van de HIT.

Bijgewerkt op 28 december 2016.