Medewerkersvoorwaarden

Inleiding

Deze medewerkersvoorwaarden gelden voor alle medewerkers welke deelnemen of onderdeel zijn van de HIT organisatie.  Lees ze goed door voordat je je als medewerker laat inschrijven voor de HIT. Dan kom je niet voor verrassingen te staan.

Medewerkers

Alle leden van Scouting Nederland met een minimale leeftijd van 18 jaar en ouder kunnen zich inschrijven als medewerker. Inschrijving geschiedt op basis van de uitvoerende rol, onderdeel, activiteit en locatie. Hierbij kan gekozen worden uit de volgende locaties, Alphen, Dwingeloo, Harderwijk, Heerenveen, Mook, Ommen, Zeeland en Zeewolde.

1. Algemene voorwaarden

  1. (1.1) Vereniging Scouting Nederland is voor de HIT de organiserende partij en wederpartij voor de deelnemers en medewerkers.

  2. (1.2) De HIT wordt gehouden tussen vrijdag 7 april 2023 en maandag 10 april 2023.

  3. (1.3) Aankomst van de medewerkers vanaf vrijdag 7 april 2023. Vertrek van de medewerkers uiterlijk op maandag 10 april 2023. De aankomst- en vertrekdata kunnen per HIT-plaats en activiteit verschillen.

  4. (1.4) Deelname geschiedt geheel op eigen risico.

  5. (1.5) De huisregels van de HIT zijn onlosmakelijk verbonden aan deze medewerkersvoorwaarden. Bij het akkoord gaan met de voorwaarden gaat de medewerker automatisch akkoord met de huisregels. Vanzelfsprekend wordt van alle medewerkers verwacht dat zij zich aan deze huisregels houden. Het organisatieteam behoudt zich het recht voor om bij overtreding van deze regels over te gaan tot uitsluiting van verdere deelname aan het evenement.

  6. (1.6) De medewerker geeft naar behoren invulling aan de taken en verantwoordelijkheden die staan verwoord in de betreffende functieomschrijving. Het staflid neemt actief deel aan activiteiten. Als door omstandigheden dit niet mogelijk is, dan neemt het staflid zelf het initiatief om dit met zijn/haar team op te lossen. Als meerdere keren wordt afgezien van deelname aan de activiteiten of invulling van staftaken en -verantwoordelijkheden, dan zal dit door de organisatie met het staflid worden besproken. Dit kan leiden tot uitsluiting van deelname aan de HIT. 

  7. (1.7) De HIT wordt georganiseerd door de Vereniging Scouting Nederland. Daarom is het verplicht dat alle medewerkers lid zijn of worden van Scouting Nederland. Vrijwilligers die graag mee willen werken aan de HIT, maar geen lid zijn van Scouting Nederland, worden vanaf het moment dat zij zijn aangesteld als medewerker, tevens ingeschreven als lid van Scouting Nederland. 

  8. (1.8) Aan het lidmaatschap van Scouting Nederland zijn de reguliere lidmaatschapskosten verbonden, die ten laste komen van de medewerker. Meer informatie over het lidmaatschap bij Scouting Nederland is te vinden op de website scouting.nl. 

  9. (1.9) De medewerker is landelijk vrijwilliger van Scouting Nederland. Hiervoor gelden de Voorwaarden en Voorzieningen Landelijke Vrijwilligers van Scouting Nederland. Deze zijn te vinden op scouting.nl. Onder andere dient de vrijwilliger ruim voor aanvang en dus eerste gelegenheid van de werkzaamheden, in het bezit te zijn van een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG).

  10. (1.10) De lidmaatschapsverplichting is niet van toepassing op externe medewerkers die uit naam van een leverancier of sponsor, ingezet door hun organisatie, medewerking verlenen aan het evenement. Zij betalen soms een medewerkersbijdrage maar hoeven geen VOG te overleggen. Dit ter beoordeling van de organisatie.

2. Verklaring Omtrent het Gedrag

  1. (2.1) Als er nog geen juiste VOG van de vrijwilliger aanwezig is, wordt de vrijwilliger tijdelijk benoemd onder de voorwaarde dat voor aanvang van het evenement een geldige VOG in Scouts Online is geregistreerd. Is er geen of niet tijdig een VOG geregistreerd dan geldt het volgende:
    - Iemand die nog geen lid is, kan geen lid worden en zal geweigerd worden als vrijwilliger.
    - Is de vrijwilliger al lid van Scouting Nederland dan zal niet tot benoeming worden overgegaan. Indien de vrijwilliger al andere landelijke functies heeft, kan voor deze functie(s) tot functie-ontheffing worden overgegaan. 

  2. (2.2) Wanneer geen geldige VOG overlegd kan worden, krijgt medewerker geen toegang tot het evenement of daaraan verwante activiteiten. De ex-medewerker heeft dan geen recht op teruggave van een eventueel betaalde medewerkersbijdrage

  3. (2.3) Informatie over de VOG is te vinden op de website van Scouting Nederland, www.scouting.nl – Ondersteuning – Regelgeving – Verklaring Omtrent het Gedrag.

3. Aanmelden en inschrijving

  1. (3.1) Aanmelding is mogelijk vanaf 01-10-2022.

  2. (3.2) Aanmelding vindt plaats op individuele basis via het HRM-systeem van Scouting Nederland in Scouts Online (SOL). Eventueel gaat dit via de contactpersoon van de betreffende HIT plaats.

  3.  (3.3) Aanmelden betekent dat de medewerker akkoord gaat met deze medewerkersvoorwaarden.

  4. (3.4) De uiterste aanmelddatum is 07-03-2023.

  5. (3.5) Na aanmelding vindt selectiegesprek plaats met een HRM’er van de HIT, deze HRM medewerker is plaats afhankelijk.

  6. (3.6) Indien de vrijwilliger wordt geselecteerd wordt deze voorlopig benoemd.

  7. (3.7) Indien de medewerker niet over de juiste VOG beschikt, wordt eenmalig kosteloos een VOG aanvraagprocedure gestart. De medewerker ontvangt een mail van Dienst Justis van het Ministerie van Justitie en Veiligheid. Hierin wordt gevraagd of de medewerker de klaargezette aanvraag wil accorderen. Deze mail is 30 dagen geldig. Na ontvangst van de VOG dient deze originele papieren VOG per post naar Scouting Nederland gestuurd te worden. Pas na ontvangst van de originele papieren VOG door Scouting Nederland kan de benoeming definitief worden gemaakt.

  8. (3.8) Na ontvangst van de VOG wordt de medewerker definitief benoemd.

  9. (3.9) Wijzigingen in de informatie op het inschrijfformulier of de formulieren dienen direct te worden doorgegeven aan de organisatie.

4. Medewerkersbijdrage & betaling

  1. (4.1) Iedere HIT-medewerker betaalt een verplichte medewerkersbijdrage om mee te betalen aan de kosten voor voeding en overnachting om de kosten voor de deelnemers beperkt te kunnen houden.

  2. (4.2) Betaling van de medewerkersbijdrage wordt decentraal geregeld, wellicht wordt dit nog voor het evenement gedaan via iDEAL.

  3. (4.3) Betalingen dienen vooraf of direct bij aankomst betaald te worden. Het niet tijdig of volledig betalen van de vereiste bijdrage kan uitsluiting tot gevolg hebben.

  4. (4.4) Mocht een medewerker geen gebruik willen of kunnen maken van een deel van de aangeboden activiteiten of faciliteiten, zonder dat er sprake is van annulering of uitsluiting van de deelname, dan blijft de gehele medewerkersbijdrage verschuldigd.

  5. (4.5) De medewerkersbijdrage wordt uiterlijk 17 maart 2023 definitief vastgesteld. Er geldt een maximale bijdrage van € 40,- voor het gehele weekend.

  6. (4.6) De medewerker ontvangt geen factuur per post, deze zal ter plaatse worden verstrekt.

5. Verzekeringen en aansprakelijkheid

  1. (5.1) Er zijn via Scouting Nederland collectieve verzekeringen afgesloten voor ongevallen en aansprakelijkheid. Pas wanneer de verzekering van de medewerker de kosten van de schade niet vergoedt, treedt de collectieve verzekering in werking. De collectieve ongevallenverzekering vergoedt geen inkomensderving ten gevolge van een ongeval. De collectieve aansprakelijkheidsverzekering sluit aansprakelijkheidskwesties tussen leden van Scouting Nederland uit.

  2. (5.2) Scouting Nederland noch de HIT organisatie is aansprakelijk voor verlies, diefstal of beschadiging aan goederen van medewerkers tijdens de HIT of gedurende de reis van en naar het evenement. De medewerker kan in geval van roekeloos of ondeskundig gedrag, aansprakelijk worden gesteld voor de schade die is ontstaan.

  3. (5.3) Medewerkers kunnen eventueel voor de duur van de HIT een reis- en bagageverzekering afsluiten via www.scouting.nl – Ondersteuning – Verzekeringen. 

6. Annulering

  1. (6.1) Tot 17 maart 2023 kan er kosteloos worden geannuleerd. Na deze datum zullen de gemaakte kosten in rekening worden gebracht.

  2. (6.2) Bij annulering na 17 maart, beslist de projectleiding of en in hoeverre de medewerkersbijdrage wordt terugbetaald.

  3. (6.3) Als op basis van een besluit van de organisatie of een buiten de invloed van Scouting gelegen oorzaak de deelname voor aanvang van het evenement geannuleerd wordt, dan wordt de medewerkersbijdrage terugbetaald, met uitzondering van het reeds genoten deel.

  4. (6.4) Indiende organisatie genoodzaakt is de HIT te annuleren als gevolg van de coronapandemie gelden de annuleringsvoorwaarden als vermeld onder artikel 6.

7. Gezondheid

  1. (7.1) Voeding bestaat uit een normaal voedingspakket met eventueel eenvoudige dieetaanpassingen. Eventuele extra kosten die gemaakt dienen te worden voor een bijzonder dieet, komen, na overleg, voor rekening van de medewerker. Belangrijk is te vermelden dat iedere HIT plaats hier separaat afspraken over heeft op welke wijze voeding wordt verstrekt.

  2. (7.2) Zijn de gezondheid van de medewerker (lichamelijk en/of geestelijk), het gebruik van medicijnen of een speciaal dieet zodanig, dat de organisatie vraagtekens heeft bij deelname aan de HIT, dan legt de organisatie de beoordeling of een medewerker kan deelnemen voor aan een arts. Het oordeel van deze is bindend.

  3. (7.3) Door met deze medewerkersvoorwaarden akkoord te gaan geeft de medewerker toestemming voor spoedeisende hulp.

8. Overige voorwaarden

  1. (8.1) De organisatie zal mogelijk gebruik maken van sponsoren. Het is noodzakelijk dat conflicten worden voorkomen door alle sponsoractiviteiten te coördineren via de organisatie. Zowel regels voor sponsoring als regels voor gebruik van logo’s en huisstijl zijn bindend voor alle medewerkers.

  2. (8.2) Voor communicatie wordt onder andere e-mail gebruikt om de medewerkers van informatie te voorzien over de HIT. De medewerker gaat akkoord met het ontvangen van berichten op zijn/haar e-mail adres en is verantwoordelijk voor het opnemen van zijn juiste e-mailadres in Scouts Online.

  3. (8.3) Elke medewerker houdt zichzelf zo goed mogelijk op de hoogte van alle informatie over de HIT die via nieuwsbrieven, website, mobiele kanalen etc. wordt verspreid.

  4. (8.4) Door in te schrijven verleent de medewerker toestemming aan Scouting Nederland en de organisatie van de HIT om beeldmateriaal dat tijdens de HIT gemaakt wordt vrij te gebruiken voor publicitaire doeleinden. Voor beeldmateriaal dat de medewerker verstrekt aan Scouting Nederland en de organisatie verleent medewerker toestemming dit vrij te gebruiken voor publicitaire doeleinden. Indien de deelnemer tegen bepaald gebruik bezwaar wil maken, kan dit kenbaar gemaakt worden door een bericht te sturen aan Dit e-mailadres wordt beveiligd tegen spambots. JavaScript dient ingeschakeld te zijn om het te bekijken. onder vermelding van naam, HIT plaats, naam onderdeel.

  5. (8.5) Scouting Nederland en de organisatie kunnen bij bepaalde gelegenheden het maken van beeldmateriaal door de medewerker (foto/video) weigeren.

  6. (8.6) Van de medewerker wordt verwacht dat hij zich naar behoren gedraagt en zich houdt aan de huisregels van de HIT evenals de gedragscode en regels die gelden binnen Scouting Nederland. De organisatie behoudt zich het recht voor om medewerkers die zich niet naar behoren gedragen uit te sluiten van (verdere) deelname aan de HIT.

  7. (8.7) Medewerkers volgen de op het moment van de HIT geldende coronamaatregelen vanuit de Rijksoverheid (bijvoorbeeld het tonen van het Coronatoegangsbewijs en het houden aan de basisregels). De organisatie kan vanuit veiligheidsoverwegingen omtrent het coronavirus besluiten aanvullende maatregelen te treffen – naast de geldende wettelijke maatregelen – waaraan de medewerker zich dient te conformeren. Indien een medewerker de coronamaatregelen vanuit de Rijksoverheid en/of de organisatie niet volgt dan kan de organisatie besluiten de medewerker uit te sluiten van verdere deelname aan het evenement zonder restitutie van de medewerkersbijdrage. De organisatie communiceert voor aanvang van het evenement de tijdens het evenement geldende coronamaatregelen. Indien overheidswege gedurende het evenement besloten wordt regels te wijzigingen, wordt dit via de HIT-onderdelen kenbaar gemaakt aan de medewerker en geldt dat men ook deze regels dient te volgen.

  8. (8.9) In alle gevallen waarin deze voorwaarden niet voorzien, beslist de organisatie.

  9. (8.10) Eventuele klachten over de procedure of het evenement kunnen gericht worden aan Dit e-mailadres wordt beveiligd tegen spambots. JavaScript dient ingeschakeld te zijn om het te bekijken.. In eerste instantie zal de organisatie van de HIT de klacht behandelen. Hiertegen kan bezwaar worden ingediend bij de geschillencommissie of commissie van Beroep van Scouting Nederland via Team Juridische Zaken (Dit e-mailadres wordt beveiligd tegen spambots. JavaScript dient ingeschakeld te zijn om het te bekijken.).

  10. (8.11) Scouting Nederland is slechts aansprakelijk voor schade, zoals verlies, diefstal of beschadiging aan goederen van de medewerker wanneer dit aantoonbaar te wijten is aan opzet of grove nalatigheidvan de organisatie en/of Scouting Nederland.

  11. (8.12) Het is niet toegestaan drugs te gebruiken danwel in bezit te hebben tijdens de HIT.

  12. (8.13) Roken is alleen toegestaan op de door de organisatie aangegeven locatie, hier kunnen per plaats en onderdeel andere afspraken over gemaakt zijn.

  13. (8.14) Roken en alcohol drinken is nooit toegestaan in nabijheid van deelnemers. 

     

* Publicatiefouten voorbehouden.
* Op deze overeenkomst is Nederlands recht van toepassing.

Bijgewerkt op 3 december 2023.