Hieronder vind je de deelnemersvoorwaarden voor de HIT van 2017. In deze voorwaarden worden onder andere de regels rondom inschrijving, betaling, annulering en verzekeringen besproken. Lees ze goed door voordat je je inschrijft voor de HIT. Dan kom je niet voor verrassingen te staan.

1. Algemeen

  1. (1.1) De HIT wordt gehouden in Alphen, Baarn, Dwingeloo, Harderwijk, Mook en Zeeland. Aankomst van de deelnemers vanaf 14 april 2017. Vertrek van de deelnemers uiterlijk op 17 april 2017. De aankomst- en vertrekdata kunnen per HIT-plaats en activiteit verschillen.

  2. (1.2) Inschrijving voor deelname is mogelijk voor leden van Scouting Nederland.

  3. (1.3) Alle (jeugd)deelnemers en medewerkers zijn geregistreerd lid van Scouting Nederland. Uitzondering zijn de ouder-kind onderdelen waarbij een jeugddeelnemer begeleid wordt door een ouder. Hierbij is ten minste de jeugddeelnemer een geregistreerd lid van Scouting Nederland.

  4. (1.4) De mogelijkheid tot inschrijven is gebonden aan de leeftijd. De leeftijdsgrenzen worden bepaald door het organisatieteam van elk onderdeel.

  5. (1.5) Onder HIT organisatie wordt verstaan: het samenwerkingsverband tussen het landelijke HIT projectteam, de plaatselijke C-teams en de organisatieteams van de plaatselijke HIT onderdelen.

2. Inschrijving

  1. (2.1) De inschrijving voor de HIT gebeurt per deelnemer door middel van het online inschrijfformulier, waarbij iedere deelnemer zich individueel inschrijft. De deelnemer is zelf verantwoordelijk voor de juistheid van alle ingevulde gegevens. Bij deelnemers onder de 18 jaar is de wettelijk vertegenwoordiger verantwoordelijk voor de juistheid van de gegevens.

  2. (2.2) Door inschrijving verklaart de deelnemer, of zijn wettelijk vertegenwoordiger, akkoord te gaan met de deelnemersvoorwaarden.

  3. (2.3) Deelnemers onder de 18 jaar hebben toestemming nodig van hun wettelijk vertegenwoordiger om mee te doen aan de HIT. Hiervoor moet het e-mailadres van de ouders ingevuld worden, waarna er een bevestiging van de inschrijving naar de ouders verzonden zal worden.

  4. (2.4) De deelnemer voldoet bij inschrijving de voor het onderdeel geldende deelnemersbijdrage direct via iDEAL aan Scouting Nederland.

  5. (2.5) Het volledig ingevulde online inschrijfformulier in het inschrijfsysteem Shanti van Scouting Nederland dient uiterlijk 11 maart 2017 te zijn verzonden. Na deze datum is inschrijving niet meer mogelijk. Nadrukkelijk geldt voor elk onderdeel VOL = VOL!

  6. (2.6) Bij het inschrijven met een groep is de inschrijving pas definitief als alle groepsleden zich hebben ingeschreven. Dit moet binnen 10 dagen gebeuren of uiterlijk voor de sluiting van de inschrijving op 11 maart 2017. Daarna zal de groepsgrootte aangepast worden naar het aantal inschrijvingen van dat moment. Als dit niet mogelijk is, omdat het aantal deelnemers in een groep te klein is volgens de voorwaarden van het onderdeel, kan de inschrijving automatisch komen te vervallen. Hierover zal de deelnemer via e-mail geïnformeerd worden.

  7. (2.7) Na invulling en verzending van het online inschrijfformulier ontvangt de deelnemer automatisch via e-mail een bevestiging van de inschrijving. Als er geen bevestiging is ontvangen, kan het zijn dat de inschrijving niet voltooid is. De deelnemer dient dan zelf contact op te nemen met de HIT Helpdesk.

  8. (2.8) Na 11 maart 2017 zal de organisatie controleren welke activiteiten door kunnen gaan. Indien een activiteit niet door kan gaan en overplaatsing naar een andere activiteit niet mogelijk is, zal de inschrijving door de organisatie kosteloos worden geannuleerd. Eventueel overplaatsen van deelnemers naar een andere activiteit zal in overleg met de deelnemer gebeuren. Het prijsverschil zal in dit geval via iDEAL moeten worden bijbetaald of wordt terug gestort op de rekening van de deelnemer.

3. Betaling

  1. (3.1) De deelnemersbijdrage voor de HIT verschilt per onderdeel.

  2. (3.2) In de deelnemersbijdrage zijn de kosten voor eten, overnachting en het programma voor het weekend inbegrepen. Niet inbegrepen is het vervoer van deelnemers en/of hun materialen van en naar de HIT-locatie.

  3. (3.3) Betaling wordt direct bij de inschrijving voldaan door middel van een iDEAL- betaling.

  4. (3.4) Vanaf het moment van inschrijven heeft de deelnemer 10 dagen de tijd om zijn of haar inschrijving kosteloos te annuleren. In het geval van koppels en groepjes geldt deze bedenktijd voor elk koppel- of groepslid afzonderlijk.

  5. (3.5) Bij annulering later dan 10 dagen ná de inschrijving blijft de volledige deelnemersbijdrage verschuldigd. In zeer extreme gevallen kan hierop een uitzondering gemaakt worden, op voorwaarde dat de annulering vóór 11 maart 2017 plaatsvindt. De beslissing over de betaling wordt genomen door de penningmeester van het landelijke projectteam van de HIT. Er kan besloten worden om (deels) tot restitutie over te gaan, waarbij altijd € 10,- (zegge tien euro) administratiekosten wordt verrekend.

  6. (3.6) Na 11 maart 2017 is er geen annulering meer mogelijk en is de deelnemer het gehele bedrag verschuldigd en wordt er geen deelnemersgeld terugbetaald, ook bij bijzondere omstandigheden. Het is wel mogelijk een andere vervangende deelnemer op te geven. De deelnemer kan hiervoor contact opnemen met de HIT Helpdesk.

4. Verzekering

  1. (4.1) Voor deelnemers die lid zijn van Scouting Nederland is de collectieve, secundaire ongevallen- en WA-verzekering van Scouting Nederland van kracht. Pas wanneer de verzekering van de deelnemer de kosten van de schade niet vergoedt, treedt de collectieve verzekering in werking. Meer informatie over verzekeringen is te vinden op https://www.scouting.nl/financien/verzekeringen. Begeleiders van jeugddeelnemers bij een Ouder-Kind-onderdeel die geen lid zijn van Scouting Nederland, vallen buiten deze collectieve, secundaire ongevallen- en WA verzekering. Zij dienen zelf voor deze verzekering te zorgen.

  2. (4.2) Verlies van, en schade aan materiaal en persoonlijke bagage zijn niet automatisch verzekerd. Hiervoor dient de deelnemer zelf een bagageverzekering af te sluiten

  3. (4.3) Er wordt vanuit gegaan dat elke Nederlandse deelnemer verzekerd is tegen ziektekosten in Europa. Hiervoor moeten de verzekeringsgegevens bij inschrijving worden ingevuld.

  4. (4.4) Scouting Nederland noch de organisatie van de HIT kan aansprakelijk worden gehouden voor verlies, schade en/of diefstal aan goederen van deelnemers tijdens de HIT of gedurende de reisdagen.

  5. (4.5) Bij annulering na 11 maart 2017 wordt er geen deelnemersgeld terugbetaald. De deelnemer kan eventueel zelf een (doorlopende) annuleringsverzekering afsluiten, op basis waarvan in bijzondere gevallen de kosten worden vergoed.

5. Overige voorwaarden

  1. (5.1) Door in te schrijven verleent de deelnemer toestemming aan Scouting Nederland en de HIT om beeldmateriaal dat tijdens de HIT gemaakt wordt, kosteloos te gebruiken voor publicitaire doeleinden.

  2. (5.2) Om de HIT in goede banen te leiden kunnen kampregels niet ontbreken. Vanzelfsprekend wordt van alle deelnemers verwacht dat zij zich aan de kampregels van de HIT-plaats houden. De kampleiding behoudt zich het recht voor om bij overtreding van deze regels over te gaan tot verwijdering van de betreffende deelnemer(s) van de HIT. Deze deelnemer kan vervolgens geen aanspraak maken op teruggave van de betaalde deelnemersbijdrage. De kampregels kunnen teruggevonden worden in de deelnemersinformatie die uiterlijk 19 maart 2017 verzonden zal worden. De deelnemersinformatie is vanaf dat moment ook te vinden op de website van de HIT.

  3. (5.3) Door inschrijving gaat de deelnemer akkoord met het ontvangen van rechtstreekse e-mail van de HIT zoals nieuwsberichten, brieven en de deelnemersinformatie. Elke deelnemer is daarom verantwoordelijk voor het opnemen van zijn of haar e-mailadres in het administratiesysteem “Scouts Online” (sol.scouting.nl). Het missen van informatie door het onjuist opgeven of het wijzigen van het e-mailadres is de verantwoordelijkheid van de deelnemer zelf.

  4. (5.4) In alle gevallen waarin deze voorwaarden niet voorzien, beslist de HIT-organisatie.

  5. (5.5) Het is de HIT-organisatie toegestaan om deze deelnemersvoorwaarden aan te passen en/of aan te vullen wanneer verdere aanvulling of verduidelijking noodzakelijk blijkt. Communicatie over de gewijzigde voorwaarden zal dan plaatsvinden via de website van de HIT.

6. Verwerking persoonsgegevens (aangepast op 19-02-2017)

  1. (6.1) De bij de inschrijving ingevulde gegevens worden uitsluitend door medewerkers van de HIT gebruikt en alleen gedurende en ten behoeve van de voorbereiding en uitvoering van het HIT-jaar waar de deelnemer zich voor heeft ingeschreven. Daarna worden deze gegevens niet meer opgeslagen en gebruikt.
  2. (6.2) Een landelijke ledenactiviteit zoals de HIT is verplicht aan deelnemers een OPT-OUT mogelijkheid aan te bieden voor het gebruik van telefoonnummer en e-mailadres door de HIT organisatie. Een deelnemer die voor deze gegevens van de OPT-OUT mogelijkheid gebruik wil maken kan hiervoor contact opnemen met de HIT Helpdesk.
  3. (6.3) De verwerking van de persoonsgegevens gebeurt conform het Privacybeleid van Scouting Nederland versie "definitief-september 2016".

Bijgewerkt op 19 februari 2017.