Deelnemersvoorwaarden

Hieronder vind je de deelnemersvoorwaarden voor de HIT van 2023. In deze voorwaarden worden onder andere de regels rondom inschrijving, betaling, annulering en verzekeringen besproken. Lees ze goed door voordat je je inschrijft voor de HIT. Dan kom je niet voor verrassingen te staan.

Inleiding

De HIT wordt gehouden in Alphen, Dwingeloo, Harderwijk, Heerenveen, Mook, Ommen, Zeeland en Zeewolde. Aankomst van de deelnemers vanaf vrijdag 7 april 2023. Vertrek van de deelnemers uiterlijk op maandag 10 april 2023. De aankomst- en vertrekdata kunnen per HIT-plaats en activiteit verschillen.

Deelnemers

Inschrijving voor deelname is mogelijk voor leden van Scouting Nederland. Alle (jeugd)deelnemers en medewerkers zijn geregistreerd lid van Scouting Nederland. Uitzondering zijn de ouder-kind onderdelen waarbij een jeugddeelnemer begeleid wordt door een ouder. Hierbij is ten minste de jeugddeelnemer óf de ouder een geregistreerd lid van Scouting Nederland. De mogelijkheid tot inschrijven is gebonden aan de leeftijd. De leeftijdsgrenzen worden bepaald door het organisatieteam van elk onderdeel.

Voor deelnemers uit het buitenland gelden gelijke voorwaarden. Per onderdeel kunnen de criteria anders zijn. We spreken alleen over verschillen in leeftijden en of de taal een belemmering kan zijn om optimaal te kunnen genieten van het gekozen onderdeel.

1. Algemene voorwaarden

1. (1.1) Vereniging Scouting Nederland is voor HIT (HIT is het samenwerkingsverband tussen het landelijke HIT projectteam, de plaatselijke C-teams en de organisatieteams van de plaatselijke HIT onderdelen) de organiserende partij en wederpartij voor de deelnemers.
2. (1.2) De HIT wordt gehouden Alphen, Dwingeloo, Harderwijk, Heerenveen, Mook, Ommen, Zeeland en Zeewolde.
3. (1.3) Aankomst van de deelnemers vanaf vrijdag 7 april 2023. Vertrek van de deelnemers uiterlijk op maandag 10 april 2023. De aankomst- en vertrekdata kunnen per HIT-plaats en activiteit verschillen.
4. (1.4) Deelname geschiedt geheel op eigen risico.
5. (1.5) De (kamp)regels van de HIT plaatsen zijn onlosmakelijk verbonden aan deze deelnemersvoorwaarden. Bij het akkoord gaan met de voorwaarden gaat de deelnemer automatisch akkoord met de kampregels. Vanzelfsprekend wordt van alle deelnemers verwacht dat zij zich aan deze kampregels houden. Het organisatieteam behoudt zich het recht voor om bij overtreding van deze regels over te gaan tot uitsluiting van verdere deelname aan het evenement. Deze kampregels worden aan de start van het onderdeel kenbaar gemaakt, per plaats kunnen de regels anders worden gesteld.

2. Inschrijving

1. (2.1) Inschrijving is mogelijk vanaf zondag 22 januari 2023.
2. (2.2) Inschrijving vindt plaats op individuele basis of met een groep.
3. (2.3) Inschrijving vindt plaats door het invullen van het inschrijfformulier, in het inschrijfsysteem Scouts Online van Scouting Nederland. De deelnemer is zelf verantwoordelijk voor de juistheid van alle ingevulde gegevens.
4. (2.4) Inschrijver is zelf verantwoordelijk voor het naar waarheid en juistheid invullen van gegevens omtrent het gezondheidsformulier. Wijzigingen in de gegevens dienen uiterlijk 13 februari 2023 verwerkt te worden.
5. (2.5) Inschrijven betekent dat (de wettelijk vertegenwoordiger van) de deelnemer akkoord gaat met deze deelnemersvoorwaarden.
6. (2.6) Per omgaande wordt een e-mail verzonden met een bevestiging van de inschrijving.
7. (2.7) De uiterste inschrijfdatum is 13 februari 2023.
8. (2.8) Minderjarige deelnemers dienen het inschrijfformulier te laten ondertekenen door hun wettelijke vertegenwoordigers.
9. (2.9) Wijzigingen in de informatie op het inschrijfformulier dienen direct te worden doorgegeven aan de organisatie.

Per onderdeel geldt een maximaal aantal deelnemers. Zie website voor wijze van inschrijving.

3. Deelnemersbijdrage & betaling

1. (3.1) De deelnemersbijdrage verschilt per onderdeel.
   • Vervoer van deelnemers en /of hun materialen van en naar de HIT-locatie zijn niet inbegrepen. Deelnemer is hier zelf voor verantwoordelijk om te zorgen op de aangegeven locatie en tijd aanwezig te zijn.
   • Deelname aan de HIT is inclusief accommodatie, programma en verzorging.
   • De deelnemer is zelf verantwoordelijk voor een tent indien nodig, (lees goed de informatie door, dit kan per onderdeel anders zijn).
   • Voor deelnemers die lid zijn van Scouting Nederland is de collectieve, secundaire ongevallen- en WA-verzekering van Scouting Nederland van kracht.
2. (3.2) Betaling van de deelnemersbijdrage wordt gedaan via IDeal, pas na betaling is de inschrijving een feit.
3. (3.3) Bij inschrijving dient direct het inschrijfgeld voldaan te worden. (Dit kan per onderdeel een ander bedrag zijn.)
4. (3.4) Bij aanmelding dient de deelnemersbijdrage direct via IDeal voldaan te worden om de inschrijving compleet te maken. Indien er geen betaling is verricht ontvangt de contactpersoon voor de betaling een email. De betaling dient dan binnen 48 uur te worden voldaan.
5. (3.5) Als binnen een termijn van 48 uur geen betaling volgt, volgt eerst een herinnering. Als binnen de in de herinnering genoemde betaaltermijn het bedrag niet ontvangen is, volgt uitsluiting van deelname.
6. (3.6) Mocht een deelnemer geen gebruik willen of kunnen maken van een deel van de aangeboden activiteiten of faciliteiten, zonder dat er sprake is van annulering of uitsluiting van de deelname, dan blijft de gehele deelnemersbijdrage verschuldigd.
7. (3.7) De deelnemersbijdrage is definitief vastgesteld, per onderdeel is deze zichtbaar op de website en in de HIT Courant.
8. (3.8) De deelnemer ontvangt geen factuur per post, deze is te downloaden vanuit Scouts Online.

4. Verzekering

Voor deelnemers die lid zijn van Scouting Nederland is de collectieve, secundaire ongevallen- en WA-verzekering van Scouting Nederland van kracht. Pas wanneer de verzekering van de deelnemer de kosten van de schade niet vergoedt, treedt de collectieve verzekering in werking. Meer informatie over verzekeringen is te vinden op https://www.scouting.nl/ondersteuning/verzekeringen. Deelnemers van een Ouder-Kind-onderdeel die geen lid zijn van Scouting Nederland, vallen buiten deze collectieve, secundaire ongevallen- en WA verzekering. Zij dienen zelf voor deze verzekering te zorgen. Verlies van en schade aan materiaal en persoonlijke bagage zijn niet automatisch verzekerd.

Voor aansprakelijkheid en ongevallen wordt geen aparte verzekering afgesloten, de organisatie gaat er vanuit dat iedere deelnemer hiervoor zelf verzekerd is. Wel geldt voor leden van Scouting Nederland de standaard aanvullende collectieve, ongevallen- en aansprakelijkheidsverzekering.

1. (4.1) Er wordt vanuit gegaan dat elke Nederlandse deelnemer verzekerd is tegen ziektekosten in Europa. Hiervoor moeten de verzekeringsgegevens bij inschrijving worden ingevuld.
2. (4.2) Scouting Nederland noch de organisatie van de HIT kan aansprakelijk worden gehouden voor verlies, schade en/of diefstal aan goederen van deelnemers tijdens de HIT of gedurende de reisdagen.
3. (4.3) Bij annulering na 13 februari 2023 wordt er geen deelnemersgeld terugbetaald. De deelnemer kan eventueel zelf een (doorlopende) annuleringsverzekering afsluiten, op basis waarvan in bijzondere gevallen de kosten worden vergoed.

5. Annulering

1. (5.1) Tot en met 10 dagen na inschrijving kan de deelname kosteloos door de deelnemer worden geannuleerd. In het geval van koppels en groepjes geldt deze bedenktijd voor elk koppel- of groepslid afzonderlijk.
2. (5.2) Wordt de deelname na 10 dagen na inschrijving door de deelnemer geannuleerd, dan wordt er altijd € 10,- (zegge tien euro) administratiekosten verrekend. Als er voor een andere activiteit wordt ingeschreven neem dan contact op met de HIT Helpdesk zodat de eerste inschrijving kosteloos geannuleerd kan worden.
3. (5.3) Na 13 februari 2023 is er geen annulering meer mogelijk en is de deelnemer het gehele bedrag verschuldigd en wordt er geen deelnemersgeld terugbetaald, ook bij bijzondere omstandigheden. Het is wel mogelijk een andere vervangende deelnemer op te geven. De deelnemer kan hiervoor contact opnemen met de HIT Helpdesk.
4. (5.4) Annuleren moet via het inschrijfformulier in Scouts Online. Log hiervoor in op Scouts Online.
   Ga bij “Mijn Scouting” naar Spel, klik hier op “Mijn inschrijvingen”. Selecteer hier het inschrijfformulier. Bij de deelnamestatus kun je de inschrijving annuleren. Een annuleringsreden is altijd verplicht. Je ontvangt onmiddellijk via de e-mail een bevestiging van je annulering.
5. (5.5) Als op basis van een besluit van de organisatie of een buiten de invloed van Scouting gelegen oorzaak de deelname voor aanvang van het evenement geannuleerd wordt, dan wordt de deelnemersbijdrage terugbetaald, met uitzondering van het reeds genoten deel.
6. (5.6) Als het evenement door een buiten de invloed van Scouting Nederland gelegen oorzaak (overmacht) wordt afgelast, moet worden verplaatst of niet door kan gaan volgens plan, kan Scouting Nederland besluiten het evenement te verplaatsen of (verdere) deelname te annuleren. Indien in een dergelijk geval de overeenkomst wordt beëindigd, zullen reeds betaalde deelnemersgelden worden terugbetaald, met uitzondering van de kosten voor reeds geleverde prestaties die niet ongedaan gemaakt kunnen worden.
7. (5.7) Indien de organisatie genoodzaakt is de HIT te annuleren als gevolg van de coronapandemie gelden de annuleringsvoorwaarden als vermeld onder artikel 5.

6. Gezondheid

1. (6.1) Voeding bestaat uit een normaal voedingspakket met eventueel eenvoudige dieetaanpassingen. Eventuele extra kosten die gemaakt dienen te worden voor een bijzonder dieet, komen, na overleg, voor rekening van de (wettelijk vertegenwoordiger van de) deelnemer.
2. (6.2) Zijn de gezondheid van de deelnemer (lichamelijk en/of geestelijk), het gebruik van medicijnen of een speciaal dieet zodanig, dat de organisatie vraagtekens heeft bij deelname aan de HIT, dan kan het organisatieteam de jeugddeelnemer van deelname uitsluiten. Wijzigingen in de gezondheidstoestand die van belang kunnen zijn, moeten gedurende het hele traject direct worden doorgegeven aan het organisatieteam, door middel van een actualisatie van het inschrijfformulier (via Scouts Online).
3. (6.3) Door met deze deelnemersvoorwaarden akkoord te gaan geeft de (wettelijk vertegenwoordiger van) de deelnemer toestemming voor spoedeisende hulp.

7. Overige voorwaarden

1. (7.1) De organisatie zal mogelijk gebruik maken van sponsoren. Het is noodzakelijk dat conflicten worden voorkomen door alle sponsoractiviteiten te coördineren via de organisatie. Zowel regels voor sponsoring als regels voor gebruik van logo’s en huisstijl zijn bindend voor alle deelnemers.
2. (7.2) De in het formulier gevraagde gegevens worden uitsluitend gebruikt ten behoeve van de HIT. De gegevens worden niet verstrekt aan derden en na afronding van het evenement vernietigd. De gegevens zijn slechts toegankelijk voor de personen die dit voor de uitoefening van hun functie in de organisatie nodig hebben.
3. (7.3) Voor communicatie wordt onder andere e-mail gebruikt om de deelnemers van informatie te voorzien over de HIT. De deelnemer gaat akkoord met het ontvangen van berichten op zijn/haar e-mail adres en is verantwoordelijk voor het opnemen van het juiste e-mailadres in Scouts Online.
4. (7.4) Elke deelnemer houdt zich zelf zo goed mogelijk op de hoogte van alle informatie over de HIT die via nieuwsbrieven, website, mobiele kanalen etc. wordt verspreid.
5. (7.5) Door in te schrijven verleent de deelnemer toestemming aan Scouting Nederland en de organisatie van de HIT om beeldmateriaal dat tijdens de HIT gemaakt wordt vrij te gebruiken voor publicitaire doeleinden. Indien de deelnemer tegen bepaald gebruik bezwaar wil maken, kan dit kenbaar gemaakt worden door een bericht te sturen aan de HIT Helpdesk. Ouders of wettelijk vertegenwoordigers van deelnemers kunnen via de HIT Helpdesk een verzoek ter verwijdering van materiaal indienen indien een deelnemer prominent op media, beheerd door de HIT, zichtbaar is en het daar niet mee eens zijn. De media kunnen worden verwijderd of de deelnemer kan onherkenbaar worden gemaakt. Meer informatie over het maken van bezwaar is te vinden op de website van de HIT.
6. (7.6) Scouting Nederland en de organisatie kunnen bij bepaalde gelegenheden het maken van beeldmateriaal door de deelnemer (foto/video) weigeren.
7. (7.7) Van de deelnemer wordt verwacht dat hij zich naar behoren gedraagt en zich houdt aan de kampregels van de HIT evenals de gedragscode en regels die gelden binnen Scouting Nederland. De organisatie behoudt zich het recht voor om deelnemers die zich niet naar behoren gedragen uit te sluiten van (verdere) deelname aan de HIT. De kampleiding behoudt zich het recht voor om bij overtreding van deze regels over te gaan tot verwijdering van de betreffende deelnemer(s) van de HIT. Deze deelnemer kan vervolgens geen aanspraak maken op teruggave van de betaalde deelnemersbijdrage. De kampregels kunnen teruggevonden worden in de deelnemersinformatie die uiterlijk 6 maart 2022 verzonden zal worden. De deelnemersinformatie is vanaf dat moment ook te vinden op de website van de HIT.
8. (7.8) Deelnemers volgen de op het moment van de HIT geldende coronamaatregelen vanuit de Rijksoverheid (bijvoorbeeld het tonen van het Coronatoegangsbewijs en het houden aan de basisregels). De organisatie kan vanuit veiligheidsoverwegingen omtrent het coronavirus besluiten aanvullende maatregelen te treffen – naast de geldende wettelijke maatregelen – waaraan de deelnemer zich dient te conformeren. Indien een deelnemer de coronamaatregelen vanuit de Rijksoverheid en/of de organisatie niet volgt dan kan de organisatie besluiten de deelnemer uit te sluiten van verdere deelname aan het evenement zonder restitutie van de deelnemersbijdrage.
   De organisatie communiceert voor aanvang van het evenement de tijdens het evenement geldende coronamaatregelen. Indien van overheidswege gedurende het evenement besloten wordt regels te wijzigingen, wordt dit via de HIT-onderdelen kenbaar gemaakt aan de deelnemers en geldt dat men ook deze regels dient te volgen.
9. (7.9) Mocht uitsluiting door de organisatie plaatsvinden op locatie, dan zijn de extra kosten die daaraan zijn verbonden, bijvoorbeeld een eerdere retourreis, voor rekening van (de wettelijk vertegenwoordiger van) de deelnemer.
10. (7.10) Prijswijzigingen en publicatiefouten voorbehouden.
11. (7.11) In alle gevallen waarin deze voorwaarden niet voorzien, beslist de organisatie.
12. (7.12) Eventuele klachten over de procedure of het evenement kunnen gericht worden aan Dit e-mailadres wordt beveiligd tegen spambots. JavaScript dient ingeschakeld te zijn om het te bekijken.. In eerste instantie zal de organisatie van de HIT de klacht behandelen. Hiertegen kan bezwaar worden ingediend bij de geschillencommissie of commissie van Beroep van Scouting Nederland via Team Juridische Zaken (Dit e-mailadres wordt beveiligd tegen spambots. JavaScript dient ingeschakeld te zijn om het te bekijken.).
13. (7.13) Scouting Nederland is slechts aansprakelijk voor schade, zoals verlies, diefstal of beschadiging aan goederen van de deelnemer wanneer dit aantoonbaar te wijten is aan opzet of grove nalatigheid van de organisatie en/of Scouting Nederland.
14. (7.14) Het is deelnemers niet toegestaan indien zij de leeftijd van 18 jaar nog niet te hebben bereikt alcoholische dranken te nuttigen of in het bezit te hebben.
15. (7.15) Het is deelnemers niet toegestaan drugs te gebruiken dan wel in bezit te hebben tijdens de HIT.
16. (7.16) Roken is alleen toegestaan op de door de organisatie aangegeven locatie, hier kunnen per plaats en onderdeel andere afspraken over gemaakt zijn.
17. (7.17) Op deze overeenkomst is Nederlands recht van toepassing.

Het is de HIT-organisatie toegestaan om deze deelnemersvoorwaarden aan te passen en/of aan te vullen wanneer verdere aanvulling of verduidelijking noodzakelijk blijkt. Communicatie over de gewijzigde voorwaarden zal dan plaatsvinden via de website van de HIT en via e-mail naar reeds ingeschreven deelnemers.

Bijgewerkt op 3 december 2022.

Beeldmateriaal tijdens de HIT

Tijdens de HIT worden veel foto's en video's gemaakt. Hartstikke leuk natuurlijk want bij Scouting doe je vaak veel spannende en uitdagende activiteiten. Zo kun je achteraf nog eens (laten) zien hoe spectaculair hoog de tokkelbaan was of hoe gezellig je kampgenoten waren. Met foto's kunnen al deze leuke herinneringen worden vastgelegd.

Binnen veel HIT plaatsen zijn nieuwsteams actief en ook de medewerkers van de HIT's zelf maken natuurlijk regelmatig kiekjes. Veel gemaakte foto's en filmpjes zijn terug te vinden op deze website of bijvoorbeeld op Facebook en Instagram.

Toestemming

Door de recente wetgeving hebben wij als HIT organisatie de plicht om hier heel verantwoordelijk mee om te gaan. Dat deden wij natuurlijk al, maar daarom vragen we je nu op het inschrijfformulier ook nog eens nadrukkelijk toestemming om beeldmateriaal te mogen publiceren. Wij hopen natuurlijk dat iedereen toestemming geeft, want met het beeldmateriaal kunnen wij (en jij!) laten zien wat voor geweldige activiteiten wij doen bij de HIT en bij Scouting.

Vooraf bezwaar?

Als je aangeeft wél bezwaar te hebben, bedenk dan dat dat voor de HIT organisatie nog best een lastig vraagstuk is om hier op een goede manier invulling aan te geven. Binnen een Scoutinggroep kent iedereen elkaar vaak wel, maar bij een groot landelijk evenement als de HIT met honderden deelnemers weet bijvoorbeeld een nieuwsteam niet zo snel wie er wel of niet op de foto mag/wil. 
Een mogelijke oplossing is dat het kind of de kinderen vooraf even worden aangewezen door de stafleden van het kamponderdelen zodat de fotograaf op dat moment weet wie er niet op de foto mag. Daarnaast is het mogelijk om te werken met speciale hesjes die de deelnemers dragen. Het weghouden van kinderen kan bij het maken van een groepsfoto een gevoel van uitsluiting geven en dat is nou net wat we bij Scouting uiteraard niet willen.

Het tegenstrijdige is dus dat je door bezwaar te maken eigenlijk minder privacy kan krijgen. Om ons bij dit lastige vraagstuk te helpen, vragen wij in het inschrijfformulier om aan te geven hoe wij op een passende wijze rekening kunnen houden met het bezwaar. Het is overigens niet nodig om de reden van het bezwaar aan te geven, maar het kan ons soms wel helpen bij het bedenken wat het beste werkt. Ook is het mogelijk om contact op te nemen met het stafteam van het kamponderdeel om af te spreken hoe er mee om te gaan.

Achteraf gezien...

Het kan ook gebeuren dat je tijdens of na de HIT een foto tegenkomt waar je zelf op staat, maar waar je eigenlijk niet zo blij mee bent. Neem dan gerust contact op met de HIT Helpdesk en geef aan om welk beeldmateriaal het gaat, de helpdesk kan er dan voor zorgen dat de foto wordt verwijderd of wordt aangepast. Dat geldt uiteraard alleen voor foto's en filmpjes waar wij als HIT organisatie voor verantwoordelijk zijn, want daar kunnen wij wat aan doen.

Samengevat:

Het vooraf maken van bezwaar is een keuze waar soms onverwachte gevolgen aan vast zitten. Om ervoor te zorgen dat wij goed rekening kunnen houden met dit bezwaar is het mogelijk om op het inschrijfformulier aan te geven op welke manier we dat kunnen invullen. Het is ook mogelijk om achteraf via de HIT Helpdesk aan te geven dat je niet op een specifieke foto wilt staan.